De Voorburgse Rugby Club (VRC) en Privacy
Dit is de privacyverklaring van de Voorburgse Rugby Club gevestigd aan de Groene Zoom ter
hoogte van nummer 11 in Den Haag, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van
Koophandel onder nummer 63088088.
VRC wil zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van onze (voormalige) leden en
daarom binnen de geldende wetgeving opereren.
Wat is privacy?
Privacy is iemands recht om met rust te worden gelaten. Dit betekent ook dat we niet
zomaar iemands persoonlijke gegevens (mogen) gebruiken. Een persoonsgegeven is ieder
gegeven over een levende en identificeerbare persoon.
Welke persoonsgegevens heeft VRC van de leden nodig?
Om lid te kunnen zijn van VRC hebben we de volgende gegevens van iemand nodig:
• naam, adres, woonplaats
• telefoonnummer (meestal van de ouders)
• mailadres (meestal van de ouders)
• geboortedatum
• geslacht
• bankrekeningnummer
Elk (oud-) lid heeft recht op inzage in de gegevens die we van hem/haar hebben opgeslagen.
Ook mag er een verzoek worden gedaan om deze gegevens te wissen. Voor leden betekent
dit dat ze dan ook niet langer lid van de vereniging kunnen zijn.
VRC vrijwilligers (onder wie in ieder geval trainers en teammanagers) wordt gevraagd een
VOG aan te vragen en een gedragscode te ondertekenen. Deze worden geregistreerd in
Allunited (zie hieronder).
Wat doet VRC met de persoonsgegevens van leden?
Deze gegevens gebruiken we voor onszelf om de leden te kunnen identificeren en om met ze
te kunnen communiceren, contributie te laten betalen en te weten waar ze kunnen en
mogen spelen. We zijn verplicht om al deze gegevens te delen met de Nederlandse Rugby
Bond. Die kent alle leden een bondsnummer toe.
Rugby Nederland heeft aangegeven aan de wettelijke eisen inzake privacy te voldoen en
zorgvuldig met uw gegevens om te gaan.
We slaan de persoongegevens op in AllUnited. Dat is een administratief webbased IT-systeem waarin we de gegevens over de leden en de financiën van de club beheren. Alle bij
Rugby Nederland aangesloten clubs werken met AllUnited. Ook AllUnited verklaart de
gegevens conform de geldende wetgeving te beheren.
We delen de bovengenoemde gegevens niet met derden, tenzij daar expliciete toestemming
voor is gegeven door de betreffende personen.
Eenieder mag zijn toestemming te allen tijde wijzigen of intrekken, zonder daarvoor een
toelichting te hoeven geven. We hebben de wijze waarop wij omgaan met
persoonsgegevens neergelegd in deze privacyverklaring.
De omgang van VRC met beeldmateriaal vindt u hier.
Wie hebben binnen VRC allemaal toegang tot privacygevoelige gegevens?
Om goed te kunnen werken beschikken de volgende mensen over de persoonsgegevens van
de leden in Allunited:
• Bestuur: secretaris, penningmeester
• Kascommissie
• Boekhoudkundige ondersteuning
• Ledenadministratie
• Wedstrijdsecretaris GTBM en CJC
• Hoofd van de technische commissie
• VOG-coordinator
Voor aan- en afmelden voor trainingen en wedstrijden werkt VRC met SportEasy. De
privacyverklaring van SportEasy vindt u hier. Hoofdteammanagers en hoofdtrainers hebben
toegang tot de persoonsgegevens (naam, geboortedatum, mailadres, telefoonnummer).
Iedereen met toegang tot persoonsgegevens in AllUnited en/of SportEasy moet een
geheimhoudingsverklaring tekenen.
Vragen
Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kunt u deze richten
aan secretaris@voorburgserugbyclub.nl
Meldpunt kwetsbaarheden
Bent u deskundig en ontdekt u een kwetsbaarheid in onze systemen of overtreding van
hetgeen we zelf hebben bepaald? Aarzel dan niet om dat te melden
via secretaris@voorburgserugbyclub.nl
Zo kunnen we samen de veiligheid van de persoonsgegevens van onze (oud-)leden zo goed
mogelijk garanderen.
Wijzigingen
VRC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het beleid bescherming
persoonsgegevens. Indien VRC een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor
de wijze waarop VRC uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via
deze website, een berichtgeving op onze ledenvergadering, website, social media of in een
nieuwsbrief.
Laatste update: 19 maart 2024
