Voor iedere vrijwilliger die zich bij VRC aanmeldt, geldt dat onderstaande stappen altijd doorlopen zullen worden alvorens de vrijwilliger zelfstandig als jeugdbegeleider actief mag zijn.

Stap 1: Kennismakingsgesprek met trainer/coach en/of teammanager.
Stap 2: Referentiecheck bij de vereniging waar de vrijwilliger vandaan komt.
Stap 3: VOG aanvraag (de herhaaltermijn is 3 jaar).
Stap 4: Elke (nieuwe) begeleider ontvangt de gedragscode voor vrijwilligers en ondertekent deze.

Stap 1:  Er wordt een gesprek gevoerd met de vrijwilliger door de bestuurder Welzijn en een Vertrouwenscontactpersoon. Gedurende het kennismakingsgesprek vormt VRC zich een goed beeld van de kandidaat vrijwilliger en zijn motivatie om begeleider bij VRC te worden. Tevens wordt in het kennismakingsgesprek verwezen naar de gedragscode van Rugby Nederland. Het aannamebeleid (stap 2 tot en met 5) wordt besproken zodat de vrijwilliger op de hoogte is van de inhoud. en het meldingsprotocol zodat de vrijwilliger kennis kan nemen van de inhoud ervan.

Stap 2: Wanneer een vrijwilliger voor hij/zij zich heeft aangemeld bij VRC vrijwilliger is geweest bij een andere vereniging, meldt hij/zij dat bij VRC. VRC neemt contact op met die vereniging om na te gaan of er bijzonderheden waren met betrekking tot het functioneren van de vrijwilliger bij die vereniging. Hierin kan verwezen worden naar het aannamebeleid van VRC met betrekking tot nieuwe vrijwilligers.

Stap 3: Voor de vrijwilliger wordt uiterlijk 14 dagen nadat hij/zij is aangesteld door VRC een digitale VOG aanvraag klaargezet. De vrijwilliger dient deze VOG binnen 14 dagen na het klaarzetten aan te vragen.

Stap 4: De gedragscode en de VOT (Verklaring Onderwerping Tuchtrecht) worden per e-mail of op andere (digitale) wijze naar de vrijwilliger verzonden. De vrijwilliger ondertekent deze documenten. Hiermee geeft hij/zij te kennen geeft zich aan de gedragscode te zullen houden. Ook tekent hij/zij een VOT (Verklaring onderwerping Tuchtrecht), waarmee hij/zij te kennen geeft zich te zullen onderwerpen aan de rechtspraak van het Instituut Sport Rechtspraak, waarbij Rugby Nederland is aangesloten.  Leden van VRC vallen daardoor automatisch onder dit tuchtrecht. Wij verplichten vrijwilligers niet om lid te worden in verband met de kosten, hoewel dit wel de optie is die Rugby Nederland aanbeveelt. Door het ondertekenen van de VOT valt de begeleider onder het tuchtrecht van het ISR en weet hij dat hij daaronder valt.