Beeldmateriaal bij de VRC

De Voorburgse Rugby Club wil met dit protocol een positieve bijdrage leveren aan de bewustwording over het gebruik van beeldmateriaal. Tevens willen we een aantal spelregels vastleggen.

Dit protocol geldt voor het plaatsen van foto’s of beeldmateriaal op de website, in nieuwsbrieven en voor social media zoals Facebook, Twitter, Instagram en Flickr.

 Spelregels

  • Tijdens alle activiteiten waaraan door of met VRC wordt deelgenomen, kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of andere aanwezigen, inclusief de pers.
  • Voor opnames die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen aparte toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
  • Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website/social media.
  • De rechten van de foto’s liggen bij de vereniging. Als u VRC een foto aanlevert geeft u ons daarmee ook het recht deze te gebruiken, tenzij expliciet anders is afgesproken en vastgelegd.
  • Op de foto’s zijn kinderen niet te zien in situaties die mogelijk als kwetsend/aanstootgevend kunnen worden ervaren.
  • Respect voor elkaar is in de rugbysport van groot belang. De waarden en normen die in deze sport en/of in het dagelijks leven gebruikelijk zijn gelden ook bij het gebruik van beeldmateriaal.
  • Leden en/of ouders/verzorgers van leden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij aanmelding of wanneer dit van toepassing wordt bij het bestuur. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
  • Als een lid of ouder/verzorger van een lid bezwaar heeft tegen specifieke foto’s dan worden in overleg met deze persoon de foto’s verwijderd.
  • Voor zover de opnamen louter voor persoonlijk gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor.

Social Media protocol

Social Media zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Informatiedeling via social media is snel en direct, en kan een positieve bijdrage leveren aan de bekendheid van VRC en de binding van leden met de vereniging versterken.

Dit protocol is opgemaakt voor de beheerders (hierna: contentmakers) van de VRC social media.  Contentmakers zijn actieve leden of vrijwilligers die de beheerdersrol op zich nemen. Uitgangspunt is dat de contentmakerszelf weten hoe zij hiermee verstandig omgaan. Online gedrag wijkt niet af van het offline gedrag binnen onze vereniging.

Bedenk dat alle publicaties moeten passen in het kader van de normen en waarden van VRC.

Richtlijnen

  • Contentmakers van VRC delen kennis en andere waardevolle informatie.
  • Contentmakers publiceren geen vertrouwelijke informatie op social media.
  • Contentmakers gaan niet op social media in discussie met een lid, ouder of andere betrokkenen van VRC.
  • Contentmakers weten dat publicaties op social media altijd vindbaar zijn voor derden.
  • Contentmakers moeten rekening houden met wettelijke auteurs-, beeld- en citaatrechten. Het is verboden om zonder toestemming van de maker andermans werk te publiceren. Schending van deze regels kan VRC een boete opleveren. VRC behoudt zich het recht voor eventuele schade en kosten op de maker van de inhoud te verhalen in geval van nalatigheid of opzet.
  • Contentmakers weten dat de website van VRC altijd het leidende communicatiemiddel is. Andere media volgen de website. Contentmakers zullen geen tegenstrijdige berichtgeving plaatsen.
  • Bij twijfel over een publicatie zoeken contentmakers contact met het bestuurslid communicatie (of een ander lid van het bestuur) van VRC.

Bedenk dat….

  • Het gebruik van social media ‘real time’ gebeurt. Een druk op de knop en het bericht staat direct online.
  • Online informatie misschien wel eeuwig online staat. Het is niet altijd gemakkelijk om informatie naderhand te (laten) verwijderen.